REKISTERI

Rekisterinpitäjä

Karkkilan kaupunki

Y-tunnus

FI01270467

Osoite

 Valtatie 26, 03600 Karkkila

[email protected]

Vastuut

Rekisterin vastuuhenkilö sivistystoimenjohtaja

Arto Jormalainen puh. 050 544 6489

Yhteyshenkilöt ja pääkäyttäjät:

Tuula Lahti, pääkäyttäjä puh. 044 544 6394

Henriikka Linden puh. 044 4675398.

Rekisterin omistaja

Karkkilan kaupunki, sivistystoimi/varhaiskasvatus

Vastuut

• Toimii rekisteröidyn ensisijaisena yhteyshenkilönä rekisteriä koskevissa asioissa.
• Rekisteriä koskevat tiedustelut ja oikaisupyynnöt osoitetaan rekisterin omistajalle.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Primus oppilastietorekisteri ja –järjestelmä,

jota käytetään perusopetuslain ja lukiolain mukaisen opetuksen järjestämiseen

Visma InSchool Primus -järjestelmä on kouluhallinnon ja esiopetuksen kokonaisjärjestelmä, jolla hoidetaan oppilaitoksen, koulutoimiston tai  tarvittaessa koko kunnan/kaupungin koulutoimi.

Se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää.

Tietojärjestelmän ydinohjelma on Visma InSchool Primus.

Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen  www-liittymä Wilma.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

.

Tietosisältö

Rekisteriä käytetään esi- ja perusopetuksen sekä lukiokoulutuksen järjestämiselle välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan.

Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisteriin tallennetaan oppilaiden ja opiskelijoiden koulunkäyntiä, opetusjärjestelyitä ja oppimistuloksia koskevia tietoja. Rekisterissä hallitaan opetusjärjestelyihin liittyviä yleisen, tehostetun ja erityisen tuen pedagogisia asiakirjoja sekä opetuksen järjestämistä koskevia päätöksiä.

Henkilötiedon elinkaari

Tiedot tallentuvat primukseen ja säilyvät siellä ikuisesti.

Tietolähteet

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tiettyjä henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti viranomaistahoille, esim.opetushallitukselle ja Kansaneläkelaitokselle. Tietoja voidaan harkinnanvaraisesti luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, esim. jatko-opintoihin pyrkimistä varten. Joitakin tietoja voidaan myös julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.

Tietojen luovutus EU- ja ETAmaiden ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Manuaalinen aineisto

Rekisteristä tulostetaan perusopetuksen ja lukion päättötodistukset, säilytetään 50 vuotta, perustuu kunnallisten asiakirjojen säilytysaikoihin. Muita arviointiin liittyviä asiakirjoja säilytetään oppivelvollisuusaika. Pedagogisten asiakirjojen tulosteet säilytetään 10 vuotta.

Tietojärjestelmillä käsiteltävä aineisto

Pääsyoikeudet tietoverkkoon ja käyttöoikeudet tietojärjestelmiin on toteutettu rekisterinpitäjän tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.

Käytön valvonta

Rekisterin käyttöä valvotaan rekisterin omistajan toimesta säännöllisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvoitteet

Rekisterinpitäjä informoi rekisteröityjä henkilötietojen käsittelystä ensisijaisesti verkkosivujensa välityksellä. Lisäksi rekisterinpitäjä:

• tarjoaa lisätietoa muissa viestintäkanavissa ja erillisissä dokumenteissa. Tämä dokumentti on rekisteröityjen saatavilla rekisterinpitäjän toimitiloissa.
• tiedottaa rekisteröityjä viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (tietoturvaloukkaus).
• tiedottaa tarvittavia viranomaisia 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen ilmitulosta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterinpitäjän tuottaman tiedon lisäksi rekisteröidyillä on, soveltuvilta osin, oikeus omien ja edustamansa organisaation osalta:

• tarkistaa, oikaista tai täydentää, tai poistaa rekisteriin merkittyjä tietoja.
• kieltää käsittelemästä tietoja suoramarkkinoinnissa, profiloinneissa, etämyynnissä, markkina- ja mielipidetutkimuksissa.
• siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Pyynnön tekeminen

Kaikissa yllä mainituissa tapauksissa pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisterin omistajalle.

Tarvittavat lomakkeet löytyvät kaupungin Serveri –palvelupisteestä.

Tiedon oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii sekä oma-aloitteisesti että rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai tarpeettoman tiedon korjaamisesta, täydentämisestä tai poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.