TIETOSUOJASELOSTE PRIMUS, WILMA ,KURRE
TIETOSUOJASELOSTE 20.06.2018 laadittu/päivitetty
Tämä dokumentti on osa EU:n Tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämiä informointi- ja osoitusvelvoitteita. Karkkilan kaupunki (rekisterinpitäjä) kuvaa tässä ja muissa toimintokohtaisissa tietosuojaselosteissaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot. Tämä dokumentti katselmoidaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa.
Rekisterinpitäjä |
Karkkilan kaupunki
|
Y-tunnus |
FI01270467 |
Osoite |
Valtatie 26, 03600 Karkkila |
Vastuut |
Rekisterin vastuuhenkilö sivistystoimenjohtaja Arto Jormalainen puh. 050 544 6489 Yhteyshenkilöt ja pääkäyttäjät: Tuula Lahti, pääkäyttäjä puh. 044 544 6394 Henriikka Linden puh. 044 4675398. |
Rekisterin omistaja |
Karkkilan kaupunki, sivistystoimi/varhaiskasvatus
|
|
|
Vastuut |
|
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus |
Primus oppilastietorekisteri ja –järjestelmä, jota käytetään perusopetuslain ja lukiolain mukaisen opetuksen järjestämiseen Visma InSchool Primus -järjestelmä on kouluhallinnon ja esiopetuksen kokonaisjärjestelmä, jolla hoidetaan oppilaitoksen, koulutoimiston tai tarvittaessa koko kunnan/kaupungin koulutoimi. Se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää. Tietojärjestelmän ydinohjelma on Visma InSchool Primus.
Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma. |
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus |
. |
Tietosisältö |
Rekisteriä käytetään esi- ja perusopetuksen sekä lukiokoulutuksen järjestämiselle välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan. |
|
|
Rekisteriin tallennettavat tiedot |
Rekisteriin tallennetaan oppilaiden ja opiskelijoiden koulunkäyntiä, opetusjärjestelyitä ja oppimistuloksia koskevia tietoja. Rekisterissä hallitaan opetusjärjestelyihin liittyviä yleisen, tehostetun ja erityisen tuen pedagogisia asiakirjoja sekä opetuksen järjestämistä koskevia päätöksiä.
|
Henkilötiedon elinkaari |
Tiedot tallentuvat primukseen ja säilyvät siellä ikuisesti. |
Tietolähteet |
|
Tietojen säännönmukaiset luovutukset |
Tiettyjä henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti viranomaistahoille, esim.opetushallitukselle ja Kansaneläkelaitokselle. Tietoja voidaan harkinnanvaraisesti luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, esim. jatko-opintoihin pyrkimistä varten. Joitakin tietoja voidaan myös julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.
|
Tietojen luovutus EU- ja ETAmaiden ulkopuolelle |
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle. |
Manuaalinen aineisto |
Rekisteristä tulostetaan perusopetuksen ja lukion päättötodistukset, säilytetään 50 vuotta, perustuu kunnallisten asiakirjojen säilytysaikoihin. Muita arviointiin liittyviä asiakirjoja säilytetään oppivelvollisuusaika. Pedagogisten asiakirjojen tulosteet säilytetään 10 vuotta. |
Tietojärjestelmillä käsiteltävä aineisto |
Pääsyoikeudet tietoverkkoon ja käyttöoikeudet tietojärjestelmiin on toteutettu rekisterinpitäjän tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. |
Käytön valvonta |
Rekisterin käyttöä valvotaan rekisterin omistajan toimesta säännöllisesti. |
Rekisterinpitäjän informointivelvoitteet |
Rekisterinpitäjä informoi rekisteröityjä henkilötietojen käsittelystä ensisijaisesti verkkosivujensa välityksellä. Lisäksi rekisterinpitäjä:
|
Rekisteröidyn oikeudet |
Rekisterinpitäjän tuottaman tiedon lisäksi rekisteröidyillä on, soveltuvilta osin, oikeus omien ja edustamansa organisaation osalta:
|
Pyynnön tekeminen |
Kaikissa yllä mainituissa tapauksissa pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisterin omistajalle. Tarvittavat lomakkeet löytyvät kaupungin Serveri –palvelupisteestä. |
Tiedon oikeellisuus ja ajantasaisuus |
Rekisterinpitäjä huolehtii sekä oma-aloitteisesti että rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai tarpeettoman tiedon korjaamisesta, täydentämisestä tai poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä. |